上海四明医学发展基金会档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为上海四明医学发展基金会（以下简称“基金会”）发展服务，特制定本制度。
第二条 基金会接受上级部门文件与发放文件，要统一由秘书处备案登记，及时收发，及时登记。
第三条 上一年度所有档案应于次年六月前整理归档，后交上海中医药大学附属曙光医院档案室统一存档管理。
第四条 调阅存管文件资料与撰写中的文件，须秘书长批准后方可调阅，并严格办理手续。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可查阅。
第五条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带离基金会办公室。所有工作人员都负有对项目资料和设计中的项目方案予以保密的义务。
第六条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。
第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第二章 文件材料的收集管理
第八条 实行部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知秘书处。
第九条 本基金会印发的文件正本与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。
第十条 由多部门共同参与的活动中形成的文件材料，由会议主办部门收集归卷。
（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向秘书处办理归档手续；
（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办理归档手续。
第十一条 各部门专（兼）职档案管理人员的职责：
（一）按照基金会秘书处的要求做好文件材料的收集、整理、分类和归档工作；
（二）档案管理人员应遵守档案管理的工作要求，忠于职守，维护基金会档案的完整和安全。
第三章 归档范围
第十二条 归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。
（一）上级主管部门的文件材料包括以下内容：
1.上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议材料（包括会议通知、议程、总结、会议记录、文件等）；
2.上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；
3.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
4.上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。
（二）本会的文件材料包括以下内容：
1.本会召开理事会、表彰大会的会议文件（包括会议通知、议程、报告、提案、总结、决议、会议记录等），以及各种音像材料；
2.本会各类工作计划、总结、年度报告、财务预决算、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；
3.本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
4.本会的请示与上级部门的批复文件；
5.本会年检、考核、评先材料；
6.本会统计报表和统计分析资料；
7.本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
8.本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
9.本会的历史沿革、大事记、年鉴，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
10.本会历届理事会名册及志愿者名册；
11.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
12.本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
13.其他具有保存价值的文件材料。
第四章 附则
第十三条 本制度由上海四明医学发展基金会负责解释、修订。自公布之日起执行。
上海四明医学发展基金会
2016年12月